Что такое параметрическая оценка
Параметрическая оценка
Смотреть что такое «Параметрическая оценка» в других словарях:
Оценка затрат на разработку программного обеспечения — При разработке программного обеспечения очень важной является проблема оценки материальных затрат и/или затрат времени на успешное завершение проекта. Существует множество методов для выполнения такой оценки, среди которых можно выделить общие… … Википедия
СПЕКТРАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ПАРАМЕТРИЧЕСКАЯ — оценка спектральной плотности стационарного случайного процесса, отвечающая нек рой фиксированной параметрич. модели (т. е. гипотезе о том, что функция принадлежит определенному семейству спектральных плотностей, описываемых конечным числом… … Математическая энциклопедия
Стоимостные оценки проекта — Стоимостная оценка[1] это оценка вероятной стоимости тех ресурсов, которые потребуются для выполнения работ, предусмотренных проектом. Качественные «оценки стоимости» проекта в рамках управления проектами обязательным образом учитывают… … Википедия
Модель — У этого термина существуют и другие значения, см. Модель (значения). Для улучшения этой статьи желательно?: Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторите … Википедия
Эконометрика как наука — Эконометрика наука, изучающая конкретные количественные и качественные взаимосвязи экономических объектов и процессов с помощью математических и статистических методов и моделей. Определение предмета эконометрики было дано в уставе… … Википедия
Экономическая статистика — Эконометрика наука, изучающая конкретные количественные и качественные взаимосвязи экономических объектов и процессов с помощью математических и статистических методов и моделей. Определение предмета эконометрики было дано в уставе… … Википедия
Управление проектированием — Управление проектированием это организационно техническая деятельность, которая в рамках условий поставленной задачи позволяет наилучшим образом разработать проектную документацию на новую продукцию. Содержание 1 Проектная деятельность 1.1 … Википедия
Метод наименьших квадратов — Пример кривой, проведённой через точки, имеющие нормально распределённое отклонение от истинного значения. Запрос «МНК» перенаправляетс … Википедия
СПЕКТРАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ — стационарных случайных процессов, С. а. временных рядов, 1) то же, что и спектральное разложение стационарных случайных процессов; 2) совокупность статистич. приемов, позволяющих оценить значение спектральной плотности стационарного случайного… … Математическая энциклопедия
Управление стоимостью проекта: действия менеджера и команды
Одним из первых вопросов, которые задаст инвестор инициатору проекта, будет: «Сколько это стоит?» Ответ необходим для принятия адекватного решения о запуске проекта. И очень важно найти этот ответ. Если быть абсолютно честными, точный ответ получают только после окончания проекта. Все остальное время известны лишь предположения о стоимости будущего проекта.
Предположения о стоимости проекта и необходимых средствах для его реализации должны быть представлены в виде четкого структурированного документа, отвечающего на вопросы: сколько, когда и на что будут израсходованы денежные средства в ходе выполнения проекта.
В дальнейшем менеджеру проекта придется приложить немало сил, чтобы его предположения сбылись и проект был выполнен в рамках утвержденного бюджета.
Перечисленные действия менеджера и команды проекта и составляют содержание управления стоимостью проекта.
Учебные цели
Изучив данную главу, читатель получит ответы на следующие вопросы.
Концепция управления стоимостью проекта
В этой главе рассматриваются средства, методы и инструменты, обеспечивающие управление стоимостью (затратами) проекта на разных стадиях его реализации.
Управление стоимостью обеспечивается посредством реализации в ходе проекта следующих процессов:
Процессы управления стоимостью проекта обеспечивают:
При этом указанные процессы, как и любые процессы в ходе выполнения проекта, могут быть итеративными и выполняться на принципах последовательной разработки.
Основные задачи менеджера проекта при управлении стоимостью:
Управление стоимостью (затратами) проекта (Project Cost Management) объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета.
PMBOK
Управление стоимостью и финансированием проекта (Project Cost and Finance Management) — раздел управления проектами, включающий процессы, необходимые для формирования и контроля выполнения утвержденного бюджета проекта.
НТК
Важной особенностью процессов управления стоимостью проекта является их очень тесная связь с иными процессами планирования. В частности, сложно предположить, что удастся разработать корректный бюджет, не имея информации о необходимых ресурсах и без календарного плана.
Информация о рисках проекта также может значительно повлиять как на величину, так и на структуру проекта.
Одним из первых шагов, выполняемых менеджером проекта в ходе управления стоимостью проекта, является разработка концепции управления стоимостью. Эта концепция должна содержать общие правила организации управления затратами проекта, принципы учета и документирования, рекомендуемые методики и технологии.
Все затраты в проекте могут быть подразделены на три вида:
Обязательства — это плановые, будущие затраты, которые возникают при заключении договоров, контрактов, заказе каких-либо товаров или услуг. Обычно это происходит заранее согласно плану проекта. Счета, выставляемые поставщиками, подлежат обязательной оплате. Однако оплата может производиться по различным правилам в различные моменты времени:
В зависимости от того, как организован учет в организации, можно раньше или позже произвести документальное уменьшение бюджета на сумму обязательств. В некоторых организациях данные затраты не учитываются до момента получения счета или его оплаты. В таком случае текущее состояние бюджета проекта доступно менеджеру в искаженном виде и не дает полноценной картины для принятия решений.
Бюджетные затраты представляют собой сметную стоимость работ, распределенную во времени. Это график расходов проекта. Иногда его называют планом затрат. Он содержит информацию о величине и сроках планируемых расходов проекта при производстве работ.
Фактические затраты показывают реальный отток денежной наличности в проекте. Отчет о фактических затратах содержит информацию о реальных расходах проекта. При этом они могут произойти:
Особенности учета обязательств, бюджетных и фактических затрат могут значительно изменить картину, по которой определяется финансовое состояние проекта.
В ходе проекта строительства установки осушки попутного газа на нефтяном месторождении были заказаны толстостенные котлы на заводе-изготовителе. Бюджет проекта уменьшен на сумму 4 500 000 руб. в связи с тем, что после заключения договора и заказа котлов возникли обязательства на данную сумму. Срок изготовления котлов семь месяцев, однако данные затраты уже учтены в бюджете проекта.
Другой пример. В договоре поставки оборудования для проекта прокладки волоконно-оптической линии в интересах компании — оператора сотовой связи была предусмотрена оплата поставленного маршрутизатора в течение 30 дней после подписания актов приемки. Согласно правилам учета компании-заказчика эти затраты будут учтены в бюджете только по факту реальной оплаты.
Таким образом, сложилась ситуация, когда работы уже выполнены, оборудование на складе заказчика, а затраты по ним еще не учтены в фактическом бюджете.
Для повышения эффективности системы управления затратами проекта в концепции управления стоимостью и финансированием проекта желательно четко определить:
Практика управления проектами
На практике обычно основные концептуальные вопросы управления стоимостью проекта определяются родительской организацией, реализующей проект.
В случае создания специализированной компании или консорциума для реализации проекта правила и принципы, определяемые для проекта, чаще всего становятся внутренними правилами данной организации и наоборот.
Оценка стоимости работ
Оценка стоимости — процесс определения всех затрат, необходимых для успешной и полной реализации проекта.
Оценка стоимости — итеративный процесс получения примерных данных о стоимости работ и ресурсов. Оценки могут уточняться по ходу проекта. Допустимая погрешность оценок зависит от назначения получаемых данных и от фазы проекта.
Таким образом, любая оценка стоимости в проекте приблизительная. Но все же приблизительно — это от слова «близко». По ходу проекта оценки должны уточняться и становиться более реальными.
Сообщение руководителя ИТ-департамента о стоимости внедрения системы SAP R3 в компании на этапе анализа целесообразности подобного проекта вполне может выглядеть как «3-4 миллиона рублей».
В дальнейшем эта оценка должна стать значительно более точной.
Типы оценок стоимости
В проектном менеджменте можно выделить четыре типа оценок:
Диапазоны погрешности оценок
Любопытно, что даже точная оценка, которая, собственно, и используется при ценообразовании и окончательной корректировке бюджета, имеет погрешность (см. рис. 1).
Рисунок 1. Диапазоны точности оценок стоимости
В качестве исходных данных для оценки стоимости менеджеру проекта необходима информация о содержании проекта. На первоначальных этапах это будет Устав или ИСР проекта, а на последующих потребуется его подробный календарный план. Все зависит от номера итерации по оценке стоимости. Чтобы получить оценку грубого порядка величины стоимости проекта, иногда достаточно лишь идеи и замысла проекта. Для более точных оценок требуется более точная информация.
Составляющие оценки стоимости
В оценке стоимости работ должны быть учтены все статьи затрат на выполнение работы:
Подобную содержательную работу менеджер проекта может выполнить лишь с привлечением квалифицированного сметчика или при наличии активного содействия со стороны функциональных специалистов, которые будут выполнять соответствующие работы.
Методы, которые будут использованы при стоимостной оценке, зависят от конкретного проекта, квалификации экспертов и других факторов. Например, для получения качественного результата оценки стоимости методом «снизу вверх» необходимо иметь достаточно детально проработанную иерархическую структуру работ. Качественно проработанная ИСР не будет лишней при использовании и других методов оценки. В случае отсутствия подробной иерархической структуры работ, возможно, придется для начала использовать метод «сверху вниз».
Выделяют следующие методы оценки стоимости.
Перед передачей нового сервера заказчику его необходимо протестировать. Стоимость тестирования сервера может быть определена способом «снизу вверх». Это будет сумма стоимостей:
Практика управления проектами
При использовании метода анализа предложений исполнителей следует придерживаться простых правил:
Один из авторов этой книги провел небольшой эксперимент. Начиная ремонт собственной квартиры, он попробовал получить оценку стоимости данного проекта, анализируя предложения исполнителей и метод «сверху вниз». Как известно, метод «сверху вниз» считается не очень точным. Не разрабатывая ИСР, не определяя состав и структуру работ, он подготовил техническое задание на ремонт двухкомнатной квартиры площадью 55 кв. м, разослал его в шесть компаний, предлагающих на рынке услуги ремонта квартир, и запросил смету проекта. Для чистоты эксперимента были выбраны компании одного рыночного сегмента, предлагающие ремонты «среднего» уровня. Компании, предлагающие ремонт класса «люкс», в эксперименте не принимали участия.
Самая низкая и самая высокая оценки стоимости ремонта, полученные от всех поставщиков, различались в 8 (восемь) раз. В смете с самой низкой ценой предполагалось израсходовать в ходе ремонта 24 мешка смеси для выравнивания стен (по 25 кг каждый), с самой дорогой — 420 мешков.
Ровно то же самое происходит на любом проекте. Добавим сюда имиджевые и маркетинговые составляющие. Смета от компании-подрядчика — лидера рынка будет гораздо более дорогостоящей, чем от другого участника рынка. То же самое случится, если смета разрабатывается для компании-заказчика, являющейся лидером рынка.
Это не должно смущать менеджера проекта. Необходимо отбросить крайние значения — самое высокое и самое низкое — и продолжить анализировать оставшиеся предложения.
В случае проведения тендера по выбору поставщиков все составляющие предложения анализируются в комплексе. Анализу подвергаются предложенные сроки, критерии качества и иные показатели, а не только цена, и данная проблема теряет остроту.
Сравнительная характеристика различных методов оценки стоимости приведена в таблице 1.
Результат оценки стоимости — оценки затрат на выполнение каждой работы отдельно и в целом по проекту. Сделать это можно в табличной форме (см. табл. 2).
В целях получения стоимостных оценок высокого качества менеджер проекта должен привлекать для участия в такой работе экспертов-предметников, функциональных специалистов, имеющих достаточный опыт.
| Метод оценки | Основания для применения и сфера (этап) | Необходимые условия |
|---|---|---|
| Параметрическая оценка | Наличие оценок объемов работ и нормативной стоимости отдельных элементов работ. Применяется на любых этапах проекта. Точность зависит от точности оценок объемов работ и их нормативной стоимости | Наличие возможности нормирования стоимости работ. Возможность расчета оценок исходя из объемных параметров работ. Наличие нормативов стоимости отдельных типовых операций |
| Оценка по аналогам | Недостаток детальной информации. Применяется на ранних фазах проекта | Схожесть работ по содержанию и типу. Наличие информации о фактической стоимости работы-аналога. Наличие опыта у участников |
| Оценка «снизу вверх» | Необходимость в уточненной оценке стоимости. Повторная оценка стоимости. Рекомендуется для фазы детального планирования | Невысокие трудоемкость и объем работ отдельных операций. Наличие достаточно точных оценок необходимых ресурсов для отдельных операций. Историческая информация о стоимости отдельных типовых операций. Наличие нормативов затрат. Тщательно проработанная ИСР |
| Оценка «сверху вниз» | Необходимость быстрой укрупненной оценки стоимости. Применяется для фазы замысла (идеи) проекта | Возможность укрупненной оценки стоимости всего проекта |
| Анализ предложений исполнителей | Закупка оборудования у поставщиков. Организация тендера. Наличие возможности выполнить работы силами внешних организаций | Качественная тендерная (конкурсная) документация. Детализированные предложения конкурсантов (оферты). Доступность экспертной оценки. Сбалансированная система показателей |
Таблица 2. Оценка стоимости работ проекта «Организация конкурса «Лучший налогоплательщик Санкт-Петербурга»»
| Работа | Общая оценка стоимости, руб. | Оценка стоимости участия одного участника, руб. | Примечания | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Дизайн рекламных материалов проекта | 50 000 | 4545 | |
| 2 | Дизайн и план полос книги «Лучшие налогоплательщики СПб» | 14 880 | 1353 | Тираж 1000 экз. Бумага мелованная, полноцвет, 1б полос |
| 3 | Печать книги «Лучшие налогоплательщики СПб» | 87 000 | 7909 | |
| 4 | Дизайн и монтаж ролика (15 секунд) для трансляции на электронных экранах | 7500 | 682 | Одни сутки трансляции на одном экране — 257 у. е. Всего экранов восемь |
| 5 | Трансляция ролика (15 секунд) в течение месяца на 8 экранах | 1 665360 | 151396 | |
| 6 | Печать статей о лучших налогоплательщиках СПб | 16 500 | 1500 |
Для повышения качества процесса оценки стоимости менеджеру проекта рекомендуется придерживаться следующих принципов.
Разработка смет
Разработка смет — процесс структуризации и систематизации стоимостных оценок, полученных на этапе оценки стоимости. Структуризация и систематизация данных о стоимости работ производится в соответствии со статьями затрат, принятыми в системе учета родительской организации проекта.
Смета — документ, содержащий список затрат проекта, полученных на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен, структурированный по статьям.
Википедия
Если в проекте (родительской организации) проектные сметы принято структурировать по работам, то процесс разработки смет значительно упрощается. Оценки, структурированные по работам, переносятся в смету и сводятся в единый документ.
Если же требованием компании является структуризация расходов в смете по статьям затрат, процесс несколько усложняется. Обычно выделяют:
Прямые затраты — расходы, непосредственно связанные с производством продукции, работ проекта; производственные расходы, включаемые в себестоимость продукции, в прямые издержки производства.
Прямые расходы напрямую связаны с пакетом работ. Они включают:
Именно на прямые расходы могут непосредственно влиять менеджер проекта и его команда. Влияние команды проекта на другие расходы ограниченно.
Накладные расходы (косвенные затраты) — расходы, сопровождающие, сопутствующие основному производству, но не связанные с ним напрямую, не входящие в стоимость труда и материалов. Накладные расходы не могут быть привязаны к какой-то конкретной работе, конкретному результату. Они относятся ко всему проекту в целом. Это затраты на:
Общие и административные накладные расходы (постоянные расходы) — затраты, не связанные с каким-то конкретным проектом. Они относятся к расходам компании, но при этом имеют отношение и к проекту. К общим и административным расходам обычно относятся расходы на содержание аппарата управления, поддерживающих подразделений (бухгалтерия, секретариат, охрана и др.).
Практика управления проектами
В некоторых компаниях определен размер общих и административных накладных расходов (например, в процентах). Эта сумма рассчитывается менеджером проекта и прибавляется к рассчитанной величине прямых расходов. Подобная практика имеет право на жизнь, хотя ее применение иногда может вызвать значительное увеличение стоимости проекта.
Классификация смет
По содержанию сметы подразделяют на:
Локальная смета — первичный документ, содержащий расчеты и оценки стоимости конструктивных элементов и видов работ по проекту в текущих или прогнозных ценах.
В локальную ресурсную ведомость включают:
В локальный ресурсный сметный расчет могут быть включены:
Примерная структура локальной сметы приведена в таблице 3.
| Статья | Содержание |
|---|---|
| Прямые затраты | Заработная плата Стоимость материалов и оборудования Стоимость комплектующих Эксплуатационные расходы |
| Накладные расходы | Административно-хозяйственные Расходы на управление и организацию работ Обслуживание сотрудников Командировочные расходы Представительские расходы Транспортные расходы |
| Сметная прибыль | Чистый доход подрядчика (обычно определяется как процент от суммы прямых затрат и накладных расходов) |
| Сметная стоимость | Сумма прямых затрат, накладных расходов и сметной прибыли |
Объектная смета — документ, содержащий расчеты и оценки стоимости по объекту (объектам) в целом в базисных или текущих ценах.
По итогам разработки объектной сметы проекта команда управления проектом и заказчик могут получить показатели единичной стоимости объекта:
Сметы на отдельные виды затрат— документы, содержащие расчеты и оценки стоимости по затратам, не учтенные сметными нормативами.
К отдельным видам затрат можно отнести:
Сводный сметный расчет — основной документ, определяющий стоимость проекта, обобщающий данные локальных и объектных смет и смет на отдельные виды затрат, в базисных и текущих ценах или в базисных и прогнозных ценах.
В сводном сметном расчете происходит суммирование и сведение воедино данных локальных и объектных смет до уровня всего проекта. В итоговый сметный расчет включаются данные смет на отдельные виды затрат.
К сводному сметному расчету (сводной смете) обычно прилагается пояснительная записка, которая содержит сопутствующую информацию, необходимую для понимания документа и облегчения работы с ним.
Структура и состав сводного сметного расчета приведены на рисунке 2.
Рисунок 2. Структура сводного сметного расчета проекта
По назначению сметы подразделяют на следующие (см. табл. 4):
| Фаза проекта | Вид сметы | Назначение сметы | Допустимая погрешность, % |
|---|---|---|---|
| Исследование инвестиционных возможностей | Предварительная | Оценка жизнеспособности проекта; | 25-40 |
| Разработка и защита бизнес-плана | Первичная, или факторная | Анализ плановых затрат по отношению к имеющимся ограничениям: бюджетным, кредитным и иным | 15-25 |
| Рабочее проектирование (начальная фаза) | Приближенная | Анализ проекта и принятие «go/no go» решения по проекту. Подготовка плана финансирования проекта | 10-15 |
| Разработка рабочего проекта | Сводная | Ценообразование. Основа для расчета и управления стоимостью проекта | 5-6 |
Таким образом, смета — это документ, в котором содержится структурированная информация о том, сколько денег и на что будет истрачено в проекте.
Разработка бюджета проекта
Основным плановым документом, определяющим плановые стоимостные показатели проекта, является бюджет проекта. Помимо вопросов, сколько и на что будет израсходовано в проекте денег, менеджера проекта очень интересует вопрос, когда они должны быть и могут быть истрачены. Ответ на этот вопрос дает разработка бюджета проекта.
Бюджет проекта — еще один документ, разработка которого как нельзя лучше иллюстрирует принцип последовательной разработки.
Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта. В зависимости от этапа проекта и назначения выделяют несколько видов бюджетов (см. табл. 5). Они могут иметь различную степень точности. Однако по мере уточнения бюджета в ходе проекта погрешность должна уменьшаться.
Бюджетирование — процесс структуризации расходов проекта согласно плану счетов стоимостного учета конкретного проекта. Структурирование бюджета может быть выполнено:
Бюджетирование — планирование стоимости. Его результат — бюджет или план затрат, т. е. ответ на вопросы: когда, сколько и на что будут расходоваться денежные средства.
Алгоритм разработки бюджета проекта приведен в таблице 6. Разработать бюджет проекта, не имея календарного плана, практически невозможно. Обычно разработка календарного плана и бюджета идут параллельно.
| Фаза проекта | Вид бюджета | Назначение бюджета | Допустимая погрешность, % |
|---|---|---|---|
| Разработка концепции проекта | Бюджетные ожидания | Предварительное планирование, определение потребностей в финансировании | 25-40 |
| Обоснование инвестиций | Предварительный | Обоснование статей затрат, обоснование привлечения инвестиций, планирование использования финансовых средств | 15-20 |
| ТЭО и бизнес-план | |||
| Тендеры и заключение договоров | Уточненный | Планирование расчетов с подрядчиками, субподрядчиками и поставщиками | 8-10 |
| Разработка рабочей документации | Базовый | Директивное ограничение привлечения и использования ресурсов | 5-8 |
| Реализация проекта | Текущий | Учет и контроль стоимостных показателей проекта, мониторинг и управление стоимостью проекта | 0-5 |
| Сдача объекта и эксплуатация | |||
| Завершение проекта | Фактический | Архивирование результатов проекта, анализ фактической стоимости проекта |
| Номер шага | Содержание шага | Инструменты и методы |
|---|---|---|
| 1 | Определение состава работ | Методы декомпозиции, иерархическая структура работ |
| 2 | Оценка трудозатрат работ | Нормативы, экспертные оценки, оценки по аналогам |
| 3 | Оценка необходимых ресурсов для выполнения работ | Нормативы, экспертные оценки, назначение ресурсов на работы |
| 4 | Оценка стоимости работ (с учетом стоимости ресурсов) | Нормативы, параметрическая оценка, оценка «снизу вверх», экспертная оценка, оценка по аналогам |
| 5 | Разработка смет | Методы: ресурсный, ресурсно-индексный, базисно-индексный, базисно-компенсационный, аналоговый |
| 6 | Расчет и оптимизация бюджета | Методы формирования бюджета |
| 7 | Фиксация базового (исходного) бюджета | Утверждение базового бюджета основными участниками |
Расчет и оптимизация бюджета проекта
Принципиальными отличиями бюджета от сметы является наличие в бюджете доходной части и распределение затрат по времени. Бюджет — это график будущих расходов и доходов.
В случае, когда проект не предусматривает постинвестиционной фазы, т. е. фазы получения прибыли, доходная часть бюджета не разрабатывается.
Если доходная часть предусмотрена, она разрабатывается на основе данных маркетологов о планируемых объемах продаж продукта проекта и о прогнозных ценах.
Если же разрабатывается бюджет затрат, то при наличии корректных смет процесс превращения сметы в бюджет становится технической функцией. Смета — документ, который отвечает на вопросы, сколько и за что предстоит заплатить в проекте. Бюджет к этим вопросам добавляет ответ на вопрос, когда это будет.
Смета накладывается на ось времени, и все платежи распределяются по времени. При использовании информационных систем бюджетирования и назначении затрат конкретной работе система все остальное делает автоматически.
Бюджет может быть представлен в различном виде. Наиболее распространена форма представления бюджета в виде таблицы. Иногда для наглядности используются гистограммы или круговые диаграммы.
Фиксация базового (исходного) бюджета
Подобно календарному плану, план затрат или бюджет будет отслеживаться и контролироваться менеджером в ходе проекта. После получения данных о фактических затратах при выполнении работ менеджеру потребуется сравнить их с плановыми.
Роль эталонного бюджета сыграет своевременно зафиксированный базовый (исходный) бюджет.
Практика управления проектами
В некоторых инвестиционно-строительных и девелоперских компаниях базовый бюджет имеет 2-3 версии.
Первая версия базового бюджета фиксируется после утверждения ТЭО, окончания предынвестиционной фазы и принятия решения о запуске инвестиционной фазы проекта, т. е. переходе к строительству.
Вторая версия базового бюджета фиксируется после получения проект-но-сметной документации и внесения необходимых корректив в базовый бюджет первой версии.
Третья версия фиксируется в случае значительных отклонений от базового бюджета в ходе реализации. Эта версия базового бюджета бывает не всегда. Внесение изменений во вторую версию базового бюджета считается серьезным изменением проекта.
Контроль стоимости проекта
Разработать бюджет проекта — это половина дела. Выполнить работы проекта и не превысить бюджета — вторая половина задачи.
Менеджер проекта должен выстроить эффективную систему контроля стоимости проекта и обеспечить своевременное выполнение корректирующих действий для минимизации отклонений от бюджета. Выделяют две основные задачи контроля стоимости:
Применение традиционных методов контроля стоимости часто позволяет решать только первую задачу контроля — учетную.
Традиционный контроль стоимости
Ответственное отношение менеджера проекта к процессу разработки бюджета обеспечивает команду проекта детальным и реалистичным финансовым планом. Система контроля выполнения бюджета обеспечивает менеджера проекта фактическими данными о выполнении бюджета. Эта информация должна позволить менеджеру проекта принять верное решение о текущем состоянии проекта.
На основании имеющихся данных появляется возможность провести анализ «план-факт» стоимости проекта.
Обычно сравнению подвергаются два значения:
Разница между этими показателями называется отклонением по стоимости (CV — Cost Variance) (см. рис. 3).
Из рисунка 3 видно, что фактическая стоимость выполненных работ (АС) больше плановой стоимости работ (EV) на 4000 руб. В проекте наблюдается перерасход средств на 4000 руб. (CV). Казалось бы, дело плохо. Но принимать подобное решение преждевременно.
Рисунок 3. Традиционный контроль стоимости проекта
Отклонение по стоимости в проекте вычисляется по формуле
В традиционном способе контроля отслеживаются только стоимостные показатели выполнения работ. В нем отсутствует возможность контроля объемных показателей проекта. Имеющейся информации недостаточно для прогнозирования хода выполнения работ.
Для принятия верных решений менеджер проекта должен обладать большим количеством информации:
Вся эта информация требуется менеджеру проекта для понимания дальнейшего хода выполнения проекта и расчета прогнозной стоимости всего проекта в изменившихся условиях.
Возможность решить перечисленные задачи дает использование метода освоенного объема (Earned Value Analysis), который часто применяется при контроле проекта.
Метод освоенного объема
Метод освоенного объема — это совокупность инструментов, позволяющих измерить, проанализировать и спрогнозировать значения основных показателей проекта по стоимости, продолжительности и содержанию проекта. Основными показателями метода являются:
Первый и второй показатели нам уже знакомы, и понятно, зачем они нужны.
Сравнивая освоенный объем и фактическую стоимость, т. е. стоимость по бюджету и стоимость по факту тех работ, которые уже выполнены, можно определить, нет ли перерасхода средств в проекте.
CV (отклонение по стоимости, Cost Variance) — это разность между освоенным объемом и фактической стоимостью:
Физический смысл расчета показателя CV — сравнение реально выполненных работ в плановых (бюджетных) и фактических деньгах.
Из рисунка 3 видно, что имеется перерасход бюджета на 4000 руб., однако совершенно не видно, как выполняется расписание проекта. Может быть, перерасход средств обусловлен скоростью выполнения? Выполнены ли все работы, которые запланированы до сегодняшнего дня? Или имеются невыполненные работы? А может быть, выполнено работ больше, чем запланировано?
Ответ на этот вопрос поможет дать показатель PV — плановый объем.
Сравнивая его с освоенным объемом, можно ответить на поставленные вопросы.
Рисунок 4. Показатели метода освоенного объема
SV (отклонение по расписанию, Schedule Variance) — это разность между освоенным объемом и плановым объемом:
Физический смысл расчета показателя SV — сравнение в плановых (бюджетных) деньгах объема работ, который реально выполнен (EV), и объема работ, который должен быть выполнен согласно графику работ. На рисунке 4 ситуация, показанная на рисунке 12.3, получила развитие и может быть охарактеризована несколько иначе.
Прогнозирование стоимости проекта
Итак, учетная функция контроля выполнена. Адекватно проанализирована ситуация, сложившаяся на проекте, и уяснено текущее состояние проекта Вторая и важнейшая составляющая контроля — это прогноз дальнейшего хода выполнения проекта.
Какова будет фактическая стоимость проекта при его окончании? Сколько денег фактически будет израсходовано в проекте? Эти вопросы важны для менеджера проекта. Ответ на них также может дать метод освоенного объема.
Абсолютные показатели CV и SV дают возможность сделать выводы о текущем, мгновенном состоянии проекта. Чтобы понять тенденции и прогнозы, необходимы относительные показатели.
В методе освоенного объема предусмотрены не только абсолютные, но и относительные показатели выполнения проекта.
Индекс выполнения стоимости проекта характеризует стоимостные параметры проекта:
Индекс выполнения расписания характеризует параметры выполнения расписания и объемов выполненных работ:
Индексы помогут менеджеру проекта в расчете прогнозов дальнейшего хода выполнения проекта. Для прогнозирования будущих стоимостных показателей проекта, в частности расчета оценки по завершении проекта, менеджеру проекта понадобится:
Именно прогноз оставшейся стоимости проекта и является главной задачей команды управления стоимостью. Метод освоенного объема дает возможность рассчитать его с учетом реальной ситуации в проекте.
Для понимания возможностей метода освоенного объема по прогнозированию будущих стоимостных показателей проекта введем еще несколько понятий.
BAC (Budget At Complete, бюджет по завершении) — плановая стоимость вы! полнения всех работ проекта, зафиксированная в базовом бюджете проекта. Бюджет по завершении вычисляется в ходе планирования и разработки смет и бюджета проекта.
EAC (Estimate At Complete, оценка по завершении) — расчетная (прогнозная) стоимость выполнения работ проекта, вычисляемая на базе имеющейся фактической информации о ходе проекта и его стоимостных показателях на текущий момент. Оценка по завершении может вычисляться в любой момент проекта. Для того чтобы вычислить ее корректное значение, требуется значение фактических затрат в проекте. В начальный момент проекта, когда фактических затрат еще нет, оценкой по завершении является значение бюджета по завершении:
EAC = BAC (в момент фиксации базового бюджета).
ETC (Estimate To Complete, оценка до завершения) — прогнозное значение стоимости выполнения оставшихся работ проекта от момента анализа до окончания проекта. Вычисление оценки до завершения и является главной задачей менеджера проекта при прогнозировании стоимостных его показателей. Обладание значением оценки до завершения делает расчет оценки по завершении технической задачей:
Более наглядно основные прогнозные и базовые оценки стоимости проекта представлены на рисунке 5.
Метод освоенного объема позволяет вычислить оценку до завершения с учетом складывающейся ситуации в проекте. Для этого анализируется существующая фактическая информация и выбирается способ расчета прогнозных показателей. Варианты и формулы расчета прогнозных показателей стоимости проекта по методу освоенного объема приведены в таблице 7.
Рисунок 5. Прогнозирование стоимости по методу освоенного объема
Как видно из приведенных формул, индекс выполнения стоимости CPI вводится в расчетную формулу для учета тенденции выполнения стоимости в проекте.
Анализ трендов и тенденций
Слепо доверять расчетным оценкам и прогнозам не следует. Принципы учета затрат в проектах могут различаться. Значение фактических затрат по проекту (АС) может не соответствовать действительности (см. раздел «Концепция управления стоимостью проекта»).