Что такое плоская таблица в excel
data_client
Как создать плоскую сводную таблицу
Добрый день. Сегодня я расскажу Вам, как создавать плоскую сводную таблицу в Excel. Пройдя этот урок, Вы научитесь создавать сводные таблицы, как на картинке ниже.
Известно, что при формировании сводной таблицы по умолчанию, Excel строит ее в древововидном виде. Это неплохо, когда нужно быстро получить обобщенные данные, но когда требуется в дальнейшем продолжить обработку таблицы, такой вид не годится. Нам на помощь придет плоская сводная таблица, которую можно сделать в несколько простых приемов.
Рассмотрим в качестве учебного примера ситуацию с простым отчетом по продажам. Есть несколько записей о выручке, которую получили наши агенты в разных городах в разное время. Нужно обобщить информацию по месяцам и фамилиям для последующего расчета премий.
1. Создаем сводную таблицу
Подробно останавливаться на этом пункте не буду, так как у нас на сайте есть отличная статья на эту тему: «Как создать сводную таблицу в Excel». Если Вы еще не знаете как это сделать, рекомендую прочитать, иначе двигаемся дальше.
2. Изменяем макет сводной таблицы на табличный
Для этого кликните на любую ячейку сводной таблицы, вверху справа должен появиться блок меню «Работа со сводными таблицами«. В нем выберите меню «Конструктор«, далее подменю «Макет отчета» и там «Показать в табличной форме«.
Выполнив эти действия, мы получаем сводную таблицу уже не в древовидном виде, а в форме таблицы. Однако для полноценной работы, нам мешают итоговые строки и отсутствие данных в части ячеек. Сейчас мы это исправим.
3. Удаляем итоговые строки
Для удаления итоговых строк кликните правой кнопкой мыши на любую итоговую ячейку, к примеру «Январь 2017 Итог». В появившемся контекстном меню выберите «Параметры поля» и там в блоке «Итоги» выберите «Нет«.
Итак, итоги удалены. Осталось добавить в пустые строки дублирующие данные и плоская сводная таблица будет готова!
4. Заполняем пропущенные данные
Если Вы обратите внимание на сводную таблицу в самом начале урока, то заметите что дата проставлена не во всех ячейках, сейчас мы это исправим. Для этого снова вызовите контекстное меню, нажав правой кнопкой мыши на любую из дат и снова выберите «Параметры поля. «, там перейдите в раздел «Разметка и печать» и установите галочку напротив пункта «Повторять подписи элементов«.
Аналитика данных: как построить дашборд в Excel
В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.
Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel. Статья будет полезна всем, кто начинает знакомство с этим мощным инструментом аналитики данных.
ОНЛАЙН-ШКОЛА ВИЗУАЛИЗАЦИИ ДАННЫХ EXCELLENT
Дашборд помогает решать задачи менеджерам по продажам, HR-специалистам, бухгалтерам, маркетологам, руководителям
Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.
Основные задачи дашборда:
Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.
Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.
Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.
Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.
Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.
Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.
Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:
Создаём классический дашборд для руководителя отдела продаж
Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.
Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.
Собираем данные
Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.
Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.
Пример плоской таблицы:
В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.
Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.
Выбираем макет дашборда и цели
Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.
Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.
Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:
Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.
Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.
Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:
Построим несколько сводных таблиц по продажам
— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.
Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.
Как сделать плоскую таблицу в excel?
Добрый день. Сегодня я расскажу Вам, как создавать плоскую сводную таблицу в Excel. Пройдя этот урок, Вы научитесь создавать сводные таблицы, как на картинке ниже.
Известно, что при формировании сводной таблицы по умолчанию, Excel строит ее в древововидном виде. Это неплохо, когда нужно быстро получить обобщенные данные, но когда требуется в дальнейшем продолжить обработку таблицы, такой вид не годится. Нам на помощь придет плоская сводная таблица, которую можно сделать в несколько простых приемов.
Рассмотрим в качестве учебного примера ситуацию с простым отчетом по продажам. Есть несколько записей о выручке, которую получили наши агенты в разных городах в разное время. Нужно обобщить информацию по месяцам и фамилиям для последующего расчета премий.
1. Создаем сводную таблицу
Подробно останавливаться на этом пункте не буду, так как у нас на сайте есть отличная статья на эту тему: «
Как создать сводную таблицу в Excel
«. Если Вы еще не знаете как это сделать, рекомендую прочитать, иначе двигаемся дальше.
2. Изменяем макет сводной таблицы на табличный
Для этого кликните на любую ячейку сводной таблицы, вверху справа должен появиться блок меню «
Работа со сводными таблицами «. В нем выберите меню «
Конструктор «, далее подменю «
Макет отчета » и там «
Показать в табличной форме «.
Выполнив эти действия, мы получаем сводную таблицу уже не в древовидном виде, а в форме таблицы. Однако для полноценной работы, нам мешают итоговые строки и отсутствие данных в части ячеек. Сейчас мы это исправим.
3. Удаляем итоговые строки
Для удаления итоговых строк кликните правой кнопкой мыши на любую итоговую ячейку, к примеру «Январь 2017 Итог». В появившемся
контекстном меню выберите «
Параметры поля » и там в блоке «
Итак, итоги удалены. Осталось добавить в пустые строки дублирующие данные и плоская сводная таблица будет готова!
4. Заполняем пропущенные данные
Если Вы обратите внимание на сводную таблицу в самом начале урока, то заметите что дата проставлена не во всех ячейках, сейчас мы это исправим. Для этого снова вызовите контекстное меню, нажав правой кнопкой мыши на любую из дат и снова выберите «Параметры поля…«, там перейдите в раздел «Разметка и печать» и установите галочку напротив пункта «Повторять подписи элементов«.
Поздравляю плоская сводная таблица готова, теперь ее можно анализировать различными доступными методами.
На этом текущий урок закончен, спасибо за внимание.
Не секрет, что большинство пользователей Excel, создавая таблицы на листах, думают в первую очередь о собственном комфорте и удобстве. Так рождаются на свет красивые, со сложными «шапками», пестрые и громоздкие таблицы, которые при этом совершенно нельзя ни отфильтровать, ни отсортировать, а про автоматический отчет сводной таблицей лучше и не думать вообще.
Рано или поздно пользователь такой таблицы приходит к мысли, что «пусть будет не так красиво, зато можно работать» и начинает упрощать дизайн своей таблицы, приводя его в соответствие с классическими рекомендациями:
Но если сделать однострочную шапку из многоэтажной или разбить один столбец на несколько достаточно просто, то реконструирование таблицы может занять много времени (особенно при больших размерах ). Имеется ввиду следующая ситуация:
В терминах баз данных правую таблицу обычно называют плоской (flat) — именно по таким таблицам лучше всего строить отчеты сводных таблиц (pivot tables) и проводить аналитику.
Преобразовать двумерную таблицу в плоскую можно при помощи простого макроса. Откройте редактор Visual Basic — в Excel 2003 и старше это меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic, а в новых версиях вкладка Разработчик — Редактор Visual Basic (Developer — Visual Basic Editor) или сочетание клавиш ALT+F11. Вставьте новый модуль (Insert — Module) и скопируйте туда текст этого макроса:
После этого можно закрыть редактор VBA и вернуться в Excel. Теперь можно выделить исходную таблицу (полностью, с шапкой и первым столбцом с месяцами) и запустить наш макрос через меню Сервис — Макрос — Макросы (Tools — Macro — Macros) или нажав ALT+F8.
Макрос вставит в книгу новый лист и создаст на нем новый, реконструированный вариант выделенной таблицы. С такой таблицей можно работать «по полной программе», применяя весь арсенал средств Excel для обработки и анализа больших списков.
Ссылки по теме
Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.
Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.
Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.
Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция
1. Выделите область ячеек для создания таблицы
Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.
2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа
На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.
3. Выберите диапазон ячеек
В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.
4. Таблица готова. Заполняйте данными!
Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.
Форматирование таблицы в Excel
Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:
Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.
Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:
Как добавить строку или столбец в таблице Excel
Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:
Как отсортировать таблицу в Excel
Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.
Как отфильтровать данные в таблице Excel
Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.
Как посчитать сумму в таблице Excel
Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:
В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:
Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.
В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.
Как в Excel закрепить шапку таблицы
Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.
Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:
Как перевернуть таблицу в Excel
Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:
На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:
В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!
Сводные таблицы также называют двумерными (2D) таблицами или таблицами в «пользовательском» представлении. Они преподносят информацию в сжатой и наглядной матрице с заголовками столбцов и строк. Но такое представление данных не подходят для построения сводных таблиц PivotTable, графиков, фильтрации, экспорта данных в сторонние системы, т.д. Поэтому перед анализом данных так важно аккуратно преобразовать сводные таблицы в «плоский» список.
Надстройка «Редизайн таблицы» точно преобразует сводные таблицы в плоский список без написания макросов:
Язык видео: английский. Субтитры: русский, английский. (Внимание: видео может не отражать последние обновления. Используйте инструкцию ниже.)
Добавить «Редизайн таблицы» в Excel 2016, 2013, 2010, 2007
Подходит для: Microsoft Excel 2016 – 2007, desktop Office 365 (32-бит и 64-бит).
Скачать надстройку XLTools
Как работать с надстройкой:
Как преобразовать сводную таблицу Excel в плоский список
Некоторые сводные таблицы могут иметь сложную структуру и многоуровневые заголовки. Их также можно сделать плоскими с помощью XLTools:
Как выполнить редизайн таблицы с пустыми ячейками
Если в вашей сводной таблице имеются пустые ячейки, то и в соотвествующие ячейки плоского списка также будут пустыми. При этом пустые значения в плоском списке не несут значимой информации для анализа. Поэтому мы рекомендуем следующее:
Как выполнить редизайн таблицы с объединёнными ячейками
Как выполнить редизайн таблицы с сохранением формата ячеек
Внимание: обработка больших таблиц с множеством форматов займёт больше времени.
Какие таблицы обрабатывает надстройка «Редизайн таблицы»
Редизайн таблицы по сути означает, что данные исходной таблицы копируются и преобразуются так, чтобы сформировать плоский список. Ваши исходные таблицы не изменяются. Чтобы избежать искажения данных, вместо ссылок на ячейки, функций или формул в исходной таблице, в результирующий плоский список надстройка XLTools вставляет их значения.
Термином «Таблица» в Excel часто обозначают разные понятия:
Надстройка XLTools «Редизайн таблицы» позволяет преобразовать в плоский список «настоящие» таблицы и диапазоны. Чтобы произвести редизайн PivotTable, сначала скопируйте диапазон такой таблицы и вставьте значения — это создаст простой диапазон, который далее можно преобразовать.
Появились вопросы или предложения? Оставьте комментарий ниже.
Источником данных для сводной таблицы служит список данных, где, как правило, каждый столбец выступает в роли поля сводной таблицы. Но что если к вам пришла, только с виду похожая на сводную, таблица (она отформатирована и внешне напоминает ее, но использовать инструменты работы со сводными таблицами невозможно). И вам необходимо превратить ее в список данных, т.е. выполнить обратную операцию. В этом посте вы узнаете, как преобразовать сводную таблицу с двумя переменными в список данных.
На рисунке показан принцип, который я описал. Т.е. в диапазоне A2:E5 находится исходная сводная таблица, которая преобразуется в список данных (диапазон H2:J14). Вторая таблица представляет тот же набор данных, только в другом ракурсе. Каждое значение исходной сводной таблицы выглядит в виде строки, состоящее из пункта поля строки, поля столбца и соответствующего им значения. Такое отображение данных бывает полезно, когда необходимо отсортировать и манипулировать данными другими способами.
Для того чтобы реализовать возможность создания такого списка, мы воспользуемся инструментами сводной таблицы. Добавим кнопку Мастер сводных таблиц в панель быстрого доступа, которая недоступна нам на ленте, но осталась как рудимент от более ранних версий Excel.
Теперь на панели быстрого доступа у вас появился новый значок.
Щелкните по этой вкладке, чтобы запустить Мастер сводных таблиц.
На первом шаге мастера необходимо выбрать тип источника данных сводной таблицы. Устанавливаем переключатель В нескольких диапазонах консолидации и жмем Далее.
На шаге 2б, в поле Диапазон выберите диапазон, содержащий данные, и щелкните Добавить. В нашем случае это будет местоположение исходной сводной таблицы A1:E4.
На третьем шаге необходимо определиться, куда необходимо поместить сводную таблицу, и нажмите кнопку Готово.
Excel создаст сводную таблицу с данными. В левой части экрана вы увидите область Список полей сводной таблицы. Уберите все пункты с полей строк и столбцов. Более подробно о редактировании полей строк и столбцов в сводной таблице я писал в предыдущей статье.
У вас получится небольшая сводная таблица, состоящая из одной ячейки, которая содержит сумму всех значений исходной таблицы.
Дважды щелкните по этой ячейке. Excel создаст новый лист, который будет содержать таблицу со списком значений.
Заголовки этой таблицы представляют общую информацию, вероятно, вы захотите сделать их более информативными.
Преобразуйте сводную кросс-таблицу в плоский список быстро и точно
Кросс-таблицы также называют сводными, двумерными (2D) или таблицами в «пользовательском» представлении. Они преподносят информацию в сжатой и наглядной матрице с заголовками столбцов и строк. Но такое представление данных не подходят для построения сводных таблиц PivotTable, графиков, фильтрации, экспорта данных в сторонние системы, т.д. Поэтому перед анализом данных так важно аккуратно преобразовать сводные таблицы в «плоский» список.
Инструмент «Редизайн таблицы» точно преобразует сводные таблицы в плоский список без написания макросов:
Перед началом работы добавьте «Редизайн таблицы» в Excel
«Редизайн таблицы» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.
Как преобразовать сводную таблицу Excel в плоский список
Укажите размер заголовков:
В простой таблице: Заглавных строк = 1, Заглавных столбцов = 1
Укажите, следует ли поместить результат на новый или на существующий лист.
Чтобы вставить плоский список на существующий лист, укажите начальную ячейку (верхняя левая).
Как преобразовать сложную сводную таблицу с многоуровневыми заголовками
Некоторые сводные таблицы могут иметь сложную структуру и многоуровневые заголовки. Их также можно сделать плоскими с помощью XLTools:
Укажите размер заголовков:
Как выполнить редизайн таблицы с пустыми ячейками
Если в вашей сводной таблице имеются пустые ячейки, то и в соотвествующие ячейки плоского списка также будут пустыми. При этом пустые значения в плоском списке не несут значимой информации для анализа. Поэтому мы рекомендуем следующее:
Как выполнить редизайн таблицы с объединёнными ячейками
Отметьте флажком Дублировать значение в объединённых ячейках :
Как выполнить редизайн таблицы с сохранением заголовков
Отметьте флажком Сохранить заголовки :
Как выполнить редизайн таблицы с сохранением формата ячеек
Отметьте флажком Сохранить формат ячеек :
Каждая ячейка сохранит своё форматирование в результирующем плоском списке, в т.ч. цвет заливки, границы, цвет шрифта, цвета условного форматирования, дата/общий/числовой/денежный/ формат, т.д.
Какие таблицы обрабатывает надстройка «Редизайн таблицы»
Редизайн таблицы по сути означает, что данные исходной таблицы копируются и преобразуются так, чтобы сформировать плоский список. Ваши исходные таблицы не изменяются. Чтобы избежать искажения данных, вместо ссылок на ячейки, функций или формул в исходной таблице, в результирующий плоский список надстройка XLTools вставляет их значения.
Термином «Таблица» в Excel часто обозначают разные понятия:
Надстройка XLTools «Редизайн таблицы» позволяет преобразовать в плоский список «настоящие» таблицы и диапазоны. Чтобы произвести редизайн PivotTable, сначала скопируйте диапазон такой таблицы и вставьте значения — это создаст простой диапазон, который далее можно преобразовать.