Что такое руководство пользователя

Корпоративные хранилища данных. Интеграция систем. Проектная документация.

РД 50-34.698-90 Руководство пользователя (пример оформления)

Ниже представлен пример (образец) документа «Руководство пользователя«, разработанного на основании методических указаний РД 50-34.698-90.

Данный документ формируется IT-специалистом, или функциональным специалистом, или техническим писателем в ходе разработки рабочей документации на систему и её части на стадии «Рабочая документация».

Для формирования руководства пользователя в качестве примера был взят инструмент Oracle Discoverer информационно-аналитической системы «Корпоративное хранилище данных».

Ниже приведен состав руководства пользователя в соответствии с ГОСТ. Внутри каждого из разделов кратко приведены требования к содержанию и текст примера заполнения (выделен вертикальной чертой).

Разделы руководства пользователя:

1. Введение

В разделе «Введение» указывают:

1.1. Область применения

Требования настоящего документа применяются при:

1.2. Краткое описание возможностей

Информационно-аналитическая система Корпоративное Хранилище Данных (ИАС КХД) предназначена для оптимизации технологии принятия тактических и стратегических управленческих решений конечными бизнес-пользователями на основе информации о всех аспектах финансово-хозяйственной деятельности Компании.

ИАС КХД предоставляет возможность работы с регламентированной и нерегламентированной отчетностью.

При работе с отчетностью используется инструмент пользователя Oracle Discoverer Plus, который предоставляет следующие возможности:

1.3. Уровень подготовки пользователя

Пользователь ИАС КХД должен иметь опыт работы с ОС MS Windows (95/98/NT/2000/XP), навык работы с ПО Internet Explorer, Oracle Discoverer, а также обладать следующими знаниями:

Квалификация пользователя должна позволять:

1.4. Перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД предназначен для автоматизации подготовки, настройки отчетных форм по показателям деятельности, а также для углубленного исследования данных на основе корпоративной информации хранилища данных.

Работа с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД возможна всегда, когда есть необходимость в получении информации для анализа, контроля, мониторинга и принятия решений на ее основе.

Работа с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД доступна всем пользователям с установленными правами доступа.

3. Подготовка к работе

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

3.1. Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Для работы с ИАС КХД необходимо следующее программное обеспечение:

3.2. Порядок загрузки данных и программ

Перед началом работы с ИАС КХД на рабочем месте пользователя необходимо выполнить следующие действия:

3.3. Порядок проверки работоспособности

Для проверки доступности ИАС КХД с рабочего места пользователя необходимо выполнить следующие действия:

В случае если приложение Oracle Discoverer Plus не запускается, то следует обратиться в службу поддержки.

4. Описание операций

В разделе «Описание операций» указывают:

Для каждой операции обработки данных указывают:

В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях.

4.1. Выполняемые функции и задачи

Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД выполняет функции и задачи, приведенные в таблице ниже:

4.2. Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

Ниже приведено описание пользовательских операций для выполнения каждой из задач.

Задача: «Визуализация отчетности»

Операция 1: Регистрация на портале ИАС КХД

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

На компьютере пользователя необходимо выполнить дополнительные настройки, приведенные в п. 3.2 настоящего документа.

Основные действия в требуемой последовательности:

Ресурсы, расходуемые на операцию:

Операция 2: Выбор отчета

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

Успешная регистрация на Портале ИАС КХД.

Основные действия в требуемой последовательности:

1. В появившемся окне «Мастер создания рабочих книг» поставить точку напротив пункта «Открыть существующую рабочую книгу».

2. Выбрать нужную рабочую книгу и нажать кнопку «Откр.»:

После завершения работы с отчетом необходимо выбрать пункт меню «Файл», далее выбрать пункт «Закрыть».

Ресурсы, расходуемые на операцию:

Задача: «Формирование табличных и графических форм отчетности»

Заполняется по аналогии.

5. Аварийные ситуации

В разделе «Аварийные ситуации» указывают: 1. действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств; 2. действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных; 3. действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные; 4. действия в других аварийных ситуациях.

В случае возникновения ошибок при работе ИАС КХД, не описанных ниже в данном разделе, необходимо обращаться к сотруднику подразделения технической поддержки ДИТ (HelpDesk) либо к ответственному Администратору ИАС КХД.

6. Рекомендации по освоению

В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера, правила его запуска и выполнения.

Рекомендуемые курсы обучения:

В качестве контрольного примера рекомендуется выполнить операции задачи «Визуализация отчетности», описанные в п. 4.2. настоящего документа.

Источник

Руководство пользователя

Руководство пользователя (англ. user guide или user manual), руководство по эксплуатации, руководство оператора — документ, назначение которого — предоставить людям помощь в использовании некоторой системы. Документ входит в состав технической документации на систему и, как правило, подготавливается техническим писателем.

Большинство руководств пользователя помимо текстовых описаний содержит изображения. В случае программного обеспечения, в руководство обычно включаются снимки экрана, при описании аппаратуры — простые и понятные рисунки или фотографии. Используется стиль и язык, доступный предполагаемой аудитории, использование жаргона сокращается до минимума либо подробно объясняется.

Содержание

Содержание

Типичное руководство пользователя содержит:

Все главы и пункты, а также рисунки и таблицы, как правило, нумеруются, с тем, чтобы на них можно было сослаться внутри документа или из другого документа. Нумерация также облегчает ссылки на части руководства, например, при общении пользователя со службой поддержки.

Стандарты

Структура и содержание документа Руководство пользователя автоматизированной системы регламентированы подразделом 3.4 документа РД 50-34.698-90. Структура и содержание документов Руководство оператора, Руководство программиста, Руководство системного программиста регламентированы ГОСТ 19.505-79, ГОСТ 19.504-79 и ГОСТ 19.503-79 соответственно.

Источник

Руководство пользователя согласно требованиям ГОСТ

Документ «Руководство пользователя» относится к пакету эксплуатационной документации. Основная цель руководства пользователя заключается в обеспечении пользователя необходимой информацией для самостоятельной работы с программой или автоматизированной системой.

Таким образом, документ Руководство пользователя должен отвечать на следующие вопросы: что это за программа, что она может, что необходимо для обеспечения ее корректного функционирования и что делать в случае отказа системы.

Руководящими стандартами для создания документа Руководство пользователя могут являться как РД 50-34.698-90 в п.п. 3.4. «Руководство пользователя», так и ГОСТ 19.505-79 «Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению». Ниже для сравнения приведены структуры документа согласно двум перечисленным стандартам.

ГОСТ 19.505-79 Руководство оператора

Введение

Уровень подготовки пользователя

Перечень эксплуатационной документации, с которыми необходимо ознакомиться пользователю

Назначение и условия применения

Виды деятельности и функции, для автоматизации которых предназначена программа

Назначение программы

Условия, при которых обеспечивается применение программы

Условия выполнения программы

Подготовка к работе

Выполнение программы

Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Порядок загрузки данных и программ

Порядок загрузки, запуска и завершения программы

Описание операций

Описание функций

Описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур

Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур

Аварийные ситуации (действия в случае длительных отказов технических средств, обнаружении несанкционированного вмешательства в данные, действия по восстановлению программ или данных, и т.п. )

Сообщения оператору

Рекомендации по освоению

Таким образом, мы можем выделить следующие основные разделы руководства пользователя:

Назначение системы
Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать информацию о назначении системы, ее целях и задачах.

«Корпоративный интранет портал предназначен для повышения корпоративной культурыр организации эффективного взаимодействия сотрудников.

Основной целью Порта является создание единого информационного пространства предприятия и оптимизация работы сотрудников путем облегчения коммуникаций между ними и оптимизации ряда бизнес-процессов.»

Условия применения системы

Данный раздел документа Руководство пользователя должен включать все те факторы, которые необходимы для корректной работы системы. Здесь можно выделить несколько подразделов:

Подготовка системы к работе

Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать пошаговую инструкцию для запуска приложения. К этапу подготовки системы к работе можно отнести установку дополнительных приложений (при необходимости), идентификацию, аутентификацию и т.п.

Описание операций

Это основной раздел документа Руководство пользователя, который содержит пошаговую инструкцию для выполнения того или иного действия пользователем.

Если работа автоматизированной системы затрагивает целый бизнес-процесс, то в руководстве пользователя перед описанием операций целесообразно предоставить информацию о данном процессе его назначении и участниках. Подобное решение позволяет человеку четко представить свою роль в данном процессе и те функции, которые реализованы для него в системе.

Далее в документе Руководство пользователя следует представить описание функций разбитых на отдельные операции. Необходимо выделить подразделы, описывающие функции данного процесса, и действия, которые необходимо совершить для их выполнения.

«4.1 Согласование проекта
Данный процесс предназначен для организации работы сотрудников, участвующих в разработке и согласовании проекта.
Автор проекта создает запись в Системе и прикрепляет пакет необходимой документации, далее проект передается на согласование руководящими лицами. Руководители после ознакомления с проектом могут подтвердить его или отправить на доработку Автору.

4.1.1 Создание проекта
Для того чтобы создать Проект необходимо на панели «…» нажать на кнопку «…» и в появившейся форме заполнить следующие поля:

Следующие поля заполняются автоматически:

Руководство пользователя может представлять собой как краткий справочник по основному функционалу программы, так и полное учебное пособие. Методика изложения материала в данном случае будет зависеть от объема самой программы и требований заказчика.

Чем подробнее будут описаны действия с системой, тем меньше вопросов возникнет у пользователя. Для более легкого понимания всех принципов работы с программой стандартами в документе Руководство пользователя допускается использовать схемы, таблицы, иллюстрации с изображением экранных форм.

Для крупных автоматизированных систем рекомендуется создавать отдельное руководство для каждой категории пользователя (пользователь, модератор и т.п.). Если в работе с системой выделяются дополнительные роли пользователей, то в документе Руководство пользователя целесообразно поместить таблицу распределения функций между ролями.

Аварийные ситуации

Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать пошаговые инструкции действий пользователя в случае отказа работы Системы. Если к пользователю не были предъявлены особые требования по администрированию операционной системы и т.п., то можно ограничиться фразой «При отказе или сбое в работе Системы необходимо обратиться к Системному администратору».

На нашем сайте вы можете скачать шаблон документа Руководство пользователя, выполненный в формате Word.

Источник

Техническая документация

разработка техдокументации по ГОСТ

Сравнительный анализ структур руководств пользователя программы по ЕСПД и IEEE Std 1063-2001 с учетом рекомендаций «манифеста Кагарлицкого». Показано, что обобщенная структура руководства пользователя, собранная согласно требованиям «устаревших» ГОСТов 19-й системы, существенно превосходит структуру руководства, рекомендуемую суперсовременным IEEE Std 1063-2001. Редакция от 20.06.2018.

Создан 11.02.2005 11:14:22

Когда умирает надежда, приходит отчаяние.

Мудрая латинская поговорка

Как писать руководство пользователя программы? Создать древовидную иерархическую структуру разделов руководства пользователя и заполнить ее разделы содержимым. И вся любовь.

Где взять структуру разделов руководства пользователя? С руководствами на изделия (руководство по эксплуатации по ГОСТ 2.601-95) и на автоматизированные системы (руководство пользователя по РД 50-34.698-90) все более или менее ясно. А вот сам документ «Руководство пользователя» программы в ГОСТах 19-й системы отсутствует как класс.

Цели и задачи статьи

Вопросы, на которые должно дать ответы руководство пользователя

Подарите ребенку незнакомую ему электронную игрушку. Перечень вопросов будет примерно таким (если сразу же не разломает):

Последовательность вопросов может оказаться самой разнообразной. И документ под названием «Руководство пользователя» должен дать ответы на все поставленные вопросы. Все просто. Не так страшен черт, как его малюют.

Руководство пользователя: четыре источника и четыре составных части

Возможно, существуют и иные документы, но автору, основательно порывшемуся в рунетовской свалке, ничего более подходящего заполучить пока не удалось. Яндекс обнаружил в своих недрах еще одну страничку с названием «Как сделать хорошее руководство пользователя», автор которой именует себя на американ Ьский манер (типа John P. Morgan). Двухстраничное «наставление» с радостными возгласами было немедленно отправлено в корзину.

Манифест Кагарлицкого

(цитаты из манифеста Кагарлицкого)

Мы стремились свести в единую систему всю совокупность типовых требований, которые должны, с нашей точки зрения, предъявляться к технической документации: руководствам, справочникам и т.д. При этом мы основывались на стандартах (. ) ГОСТ, стандартах компании Microsoft, опыте наших сотрудников и других разработчиков технической документации.

В состав технической документации входят две стержневые части, которые мы будем называть соответственно руководством пользователя и справочником пользователя, или коротко: руководством и справочником (по аналогии с английскими словосочетаниями User’s Guide и User’s Reference). Они могут быть оформлены в виде отдельных документов (для крупных программных продуктов), а могут, напротив, существовать в интегрированном виде. Между ними даже может не быть четкой границы: единый текст способен совмещать в себе черты руководства и черты справочника.

Что-то не так. Автору статьи всегда «казалось», что термин техническая документация трактуется более широко, значительно шире, чем эксплуатационная (программная) документация.

По-понятиям так по-понятиям, вот только пацаны начинают нервничать. Руководство не есть понятие, а есть вид документа.

Руководство пользователя по IEEE Std 1063-2001 «IEEE Standard for Software User Documentation»

This revision provides requirements for the structure, information content, and format of both printed and electronic documentation.

В авторском понимании назначение (намерение, цель, замысел, стремление) документа IEEE Std 1063-2001 состоит в «обеспечении требований к структуре, информационному наполнению, форматированию (оформлению) как электронной, так и печатной пользовательской документации по программным средствам». Что ж, подходяще. Какую же структуру руководства пользователя предлагает IEEE Std 1063-2001?

Структура руководства пользователя по IEEE Std 1063-2001

Опциональная типовая структура руководства пользователя содержится в таблице из раздела Structure of software user documentation документа IEEE Std 1063-2001:

Источник

Руководство пользователя для пользователя

Екатерина Филатова, 12.06.2006

Известно, что пользователи часто даже не заглядывают в инструкции, прилагаемые к программным продуктам, предпочитая постигать все премудрости работы программы на практике. Получается, что руководство, призванное помочь пользователю, никак не облегчает его жизнь, а многие полезные функции программного продукта так и остаются недопонятыми и невостребованными. Почему так происходит?

Очевидны две базовые проблемы. Авторы руководств:

Выход прост, но используется лишь частично: создаваемое руководство пользователя должно соответствовать своему названию — объяснять и помогать, а не просто описывать функциональность программы. То есть автору руководства следует хорошо представлять себе:

И с учетом этих представлений создавать текст руководства.

Главными составляющими качества руководства пользователя, безусловно, являются его структура и собственно текст. И от того, насколько эти составляющие отвечают нуждам пользователя, зависит качество всего руководства.

Структура руководства

Большая, детально разработанная и разветвленная структура руководства, с одной стороны, является показателем профессионализма технического писателя, однако, с другой стороны, часто запутывает пользователя. В поисках нужной информации приходится долго и нудно просматривать многостраничное содержание, состоящее из множества пунктов и подпунктов. А ответ на вопрос, как лучше выполнить ту или иную задачу, может находиться в нескольких различных разделах, посвященных разным функциям программного продукта, причем последовательность в описании действий пользователя иногда нарушается.

Заглянув в такое руководство и потратив впустую некоторое время, пользователь вряд ли воспользуется им вновь. Поэтому очевидно, что:

Попробуем применить эти принципы к конкретному руководству. Проанализируем структуру руководства пользователя для работы с Автоматизированной информационно-аналитической системой «Библиотека». Его содержание:

Как видно, структура этого руководства довольно большая и нечеткая, формулировки расплывчаты, разделы дублируют друг друга. Рассмотрим наиболее характерные ошибки и способы их решения:

С учетом обозначенных замечаний получаем более простую и логичную структуру руководства:

Приведенное в качестве примера руководство вполне обычно. Инструкций подобного качества, к сожалению, множество. Собственно именно это и заставляет многих авторов и пользователей считать, что руководство пишется ради самого руководства («чтобы было»), и никто его не читает. Но эту ситуацию вполне можно изменить.

Безусловно, помимо правильной разбивки текста существуют и другие важные условия, необходимые для создания практичного руководства, например:

Игнорирование любой из этих деталей способно испортить руководство и затруднить восприятие текста пользователем. Однако здесь нужно не перестараться и не перегрузить текст лишними деталями. Пестрящий подчеркиваниями, предупреждениями и ссылками текст рассеивает внимание читателя. Обо всех особенностях текста и верстки необходимо рассказать пользователю в начале руководства.

Краткость и стиль

Хорошее руководство пользователя отличается не только продуманной структурой, но и качеством текста. Установленных критериев здесь нет, так же как нет единого стиля. Главные принципы — текст руководства должен давать пользователю четкие и исчерпывающие ответы, не перегружать читателя лишними и не нужными ему техническими деталями, легко читаться и быть грамотным.

Как применить эти принципы на практике рассмотрим на примерах с типичными ошибками.

Список может содержать информацию ссылочного типа. Стандартным действием для просмотра этой информации является нажатие клавиши Enter для выбранной строки списка. В том случае, когда для ссылочной информации предусмотрен режим редактирования в отдельной форме, открывается эта форма. Если информация для списка находится в состоянии «Только просмотр» (не разрешено редактирование), то информация в открываемой форме тоже будет недоступна для редактирования.

Это тяжело читаемый, слишком большой и стилистически неправильный текст, отдающий канцеляризмом. В него приходится вчитываться, чтобы понять, о чем же идет речь. Пользователю придется потратить много сил, чтобы выудить из такого руководства нужную информацию. А ведь достаточно всего лишь сообщить, что пункты списка могут быть ссылками, ведущими на отдельную форму с подробной информацией, а также объяснить, в каких ситуациях и для чего он может менять эту информацию.

Пользователей в системе могут заводить администраторы или руководители подразделений. Существует еще один способ заведения пользователей в системе. Пользователь может сам подать заявку на регистрацию, которая должна быть одобрена администратором.

Расплывчатая формулировка с повторами, не объясняющая разницу в регистрации. Следует указать, что существуют именно два способа, и разъяснить когда именно применяется каждый их них.

Перед тем, как начинать вводить данные в программу, необходима предварительная настройка программы, т.к. не всегда значения по умолчанию могут отвечать специфике вашей организации.

Нет нужды изъясняться так длинно и витиевато, к тому же это предложение несогласованно. Достаточно написать Перед началом работы установите параметры, соответствующие вашей организации.

В этой части базы данных отображается вся информация об учете. Выражаясь более подробно, можно сказать, что здесь находятся все акты, сопроводительные документы, личные дела сотрудников, формы суммарного и индивидуального учета, читательские формуляры.

Лишние и вводные слова затрудняют восприятие текста. Кроме того, создается впечатление, что автор сам не уверен в написанном. Здесь хранится вся учетная информация: акты документы, формы и т.д.

Ниже приведена рекомендуемая последовательность действий, которую необходимо произвести перед началом работы.

Такой шаблонно-бюрократический текст не только непонятен, но и отпугивает пользователя. Руководство, написанное похожим языком, вряд ли когда-либо будут читать. Фраза Перед началом работы выполните следующие действия проще в разы.

Для возможности составления акта поступления литературы необходимо составить список источников поступления.

Главным действующим лицом здесь должен быть не некий документ, а пользователь, который собственно и должен уяснить, что без списка источников он не сможет создать нужный документ. Помимо этого, фраза для возможности составления безграмотна.

Для работы с программой необходимо, чтобы в базе данных было зарегистрировано ваше учреждение, были назначены подразделения библиотеки, было сформировано строение книг суммарного и индивидуального учета, был подготовлен список читателей.

Элементарные грамматические ошибки или обычные недочеты, как в данном случае — многократное повторение слова «было», не добавят доверия к руководству и его автору.

Выводы

Итак, если руководство пользователя создается для пользователя, а не для описания программного продукта, оно должно отвечать нескольким требованиям:

Источник

• ← Что такое стеатогепатоз поджелудочной железы это как лечить
• Что такое нагрудный знак →