Что такое велком тренинг
Как создать welcome-тренинг для новичков в электронном формате
Руководитель онлайн-обучения в компании MW-LIGHT Лана Виноградова рассказала, как «оцифровать» очный welcome-тренинг и выпустить на его основе электронный курс. Он поможет ускорить адаптацию новичков, разгрузить бизнес-тренеров и сократить затраты на обучение.
Лана Виноградова,
руководитель eLearning-проекта компании MW-LIGHT
Welcome-тренинг — это презентация о компании: ее истории, миссии, корпоративной культуре. Он помогает новичку быстрее влиться в коллектив, освоить «правила игры» и стать надежным бойцом команды.
По сути, это обряд посвящения. Цель тренинга — зачислить новичка в штат и познакомить с местом, в котором он будет работать.
Пять лет назад российские компании проводили welcome-тренинг по одному из двух сценариев:
1. Это твое рабочее место;
2. Это Серега, он выдаст тебе компьютер;
3. Привет, я Серега. Это твой компьютер, удачно поработать.
1. Вот общие положения о компании — прочитай, распишись;
2. Вот о политике конфиденциальности — прочитай, распишись;
3. Вот презентация о компании на 128 слайдах — посмотри;
4. Это кухня, а туалет по коридору слева.
Теперь welcome-курс чаще проводят очно на тренинге: кадровик или специалист отдела обучения заряжают новобранца корпоративным духом, проводит экскурсию по офису. Но такой сценарий подходит компаниям до 100 человек.
Если у вас сеть филиалов, несколько тысяч сотрудников и непрерывный набор стажёров, приходится содержать большой отдел кадров. Это дорого.
Мы в компании перевели очный welcome-тренинг в электронный курс для удаленных сотрудников:
Такой курс можно отправить сотруднику по почте, загрузить на корпоративный сайт, группу в социальных сетях или систему управления знания (LMS). Новичок изучит его дома или по дороге на новую работу с любого гаджета.
Электронный курс помог нам вдвое ускорить адаптацию новобранцев, разгрузить отдел обучения и снизить затраты на обучение в 20 раз. Если раньше на развитие сотрудника мы тратили, в среднем, 3 000 рублей, то теперь всего 160.
Теперь за «посвящение» новых сотрудников отвечает один человек, не смотря на международный размах компании: мы работаем в России, СНГ и странах Восточной Европы.
Чтобы создать такой материал, не обязательно быть программистом или графическим дизайнером, достаточно знать PowerPoint. Сперва я собрала презентацию, а после сконвертировала ее в курс через iSpring Suite. Если хотите создать такой же курс, расскажу как.
Шаг 1. Определите цели и задачи
Это поможет не потерять фокус и заложить в тренинг информацию, реально полезную для сотрудников.
Цели в голове и цели на бумаге — разные вещи. Когда вы прописываете цель, она превращается в задание, и мозг старается его выполнить. Поэтому первым делом запишите цель. Создавая курс, я взяла на прицел три «мишени»:
1. Адаптировать
Нужно свести на нет стеснение и неловкость, которые возникают у новичка. Он должен почувствовать себя частью большой семьи.
Как добиться: самое большое недоумение во время адаптации в новой компании обычно вызывают незаметные мелочи: где припарковаться? кто настроит корпоративную почту? как сварить кофе? Для этого можно создать в курсе интерактивный справочник, отвечающий на самые частые вопросы сотрудников от банального «Где поесть» до «В чем прийти на работу».
2. Передать знания
Важно объяснить сотруднику правила игры, рассказать о традициях компании, миссии и ключевых фигурах.
Как добиться: к примеру, чтобы новичок узнавал проходящих по коридору людей, можно создать в курсе «Галерею славы». В ней: фотографии и короткий рассказ о лучших бойцах команды.
3. Мотивировать
Цель — «влюбить» новичка в компанию.
Как добиться: здесь важно рассказать не столько о победах MW-LIGHT, сколько о возможностях нового сотрудника: что сделать, чтобы достичь большего и вырасти в рамках компании. Большой плюс, если вы сможете привести пару вдохновляющих примеров, когда сотрудники MW-LIGHT из рядовых продавцов становились руководителями отделов, побеждали в отраслевых конкурсах, реализовывали крупные проекты.
Шаг 2. Продумайте содержание и структуру
Чтобы сотрудник не уснул за монитором, тщательно проработайте содержание. Не стоит выгружать на слайд всю корпоративную «биографию». Внутри должно быть только то, что поможет работать с максимальной отдачей. Пользу — в первые ряды.
Чтобы определиться с «начинкой» курса, я собрала фокус-группу. В состав вошли пять сотрудников, у которых недавно закончился испытательный срок. С каждым мы провели интервью. Вопрос один: «о чем важно узнать в первые дни работы».
Вот о чем важно рассказать на welcome-тренинге:
Важный момент: при работе над структурой и содержанием, следите за хронометражем. Наш курс рассчитан на 30 минут. Здесь, как с кино: если на экране трехчасовая мыльная опера — ты нетерпеливо ерзаешь в кресле в ожидании титров, если остросюжетный блокбастер — забываешь про попкорн.
Шаг 3. Проработайте дизайн
Оформление курса подгоняли под брендбук (brandbook). Брендбук — руководство по фирменному стилю компании. В нём сказано, какие шрифты, цвета и паттерны можно использовать при дизайне корпоративных продуктов.
Наши корпоративные цвета: оттенки красного, серого, синего. Использовать, к примеру, золотой или фиолетовый нельзя
Если у вас в компании нет брендбука, задача упрощается — вы не скованы рамками дизайна.
Шаг 4. Подготовьте контент
На этом этапе я работала в PowerPoint: писала тексты, вставляла картинки, видео, аудио. У меня получилось три версии презентации:
Так выглядел черновой вариант второго слайда в курсе
Так выглядит итоговый вариант второго слайда в курсе
Вот четыре правила, которые помогут сделать контент качественным и полезным:
Будьте краткими
Избегайте длинных и скучных текстов, загруженных профессиональными и техническими терминами. Лучше разбить текст на короткие блоки и по возможности использовать маркированные списки — так легче запомнить материал.
Еще важный момент: один слайд — одна ключевая мысль. Не перебарщивайте.
Вовлекайте аудиторию
Используйте больше картинок, чтобы его было интересно изучать. Рабочая формула: 60% картинок и только 30% — текст.
Для каждого слайда я вместе с дизайнером подбирала яркие корпоративные фотографии, чтобы передать атмосферу компании.
Вместо фотографий можно использовать схемы и диаграммы. К примеру, в разделе «История компании» сперва был лишь текст, размазанный по трем слайдам — тоска.
Схемы и диаграммы помогают быстрее усвоить информацию
Я сократила лишнюю информацию, добавила временную шкалу и небольшой график.
Используйте иконки, чтобы ускорить восприятие информации
Инфографика помогает донести до сотрудника серьезную информацию в максимально легкой форме.
Обычно 80% пользователей смотрят картинки и всего 20% читают текст. Это серьезный аргумент в пользу инфографики.
Используйте шаблоны
Если вам нужно быстро и качественно задизайнить курс, можно использовать готовые шаблоны из библиотеки контента iSpring Suite. Здесь огромная коллекция заготовок, созданная профессиональными дизайнерами: красочные темы, персонажи, картинки, фотографии, иконки, кнопки. Курс можно собрать из готовых блоков, как конструктор — остается лишь добавить текстовую информацию.
Как быстро создать курс при помощи библиотеки контента, смотрите в этом видеоуроке:
Вдохновиться идеями и скачать шаблоны можно также на Dribbble и Behance, где самые крутые дизайнеры делятся своими проектами.
Быстро собрать и оформить welcome-курс поможет также гайд от iSpring. Здесь поэтапно разобран весь цикл создания электронного тренинга: от идеи до публикации.
Шаг 5. Соберите тест
Тест поможет сотрудникам закрепить изученный материал, вам — измерить багаж накопленных новичком знаний. Оптимальная длина теста — 25-30 вопросов. Чтобы сотрудники не списывали, выставите таймер — 30 минут на тест вполне достаточно.
Существует еще ряд деталей, которые важно учесть. Подробнее о том, как разработать электронный тест и максимально точно просканировать знания сотрудников читайте в материале «Как провести онлайн тестирование персонала».
Шаг 6. Опубликуйте электронный курс
Прокачать готовую презентацию до уровня профессионального курса поможет редактор iSpring. Достаточно нажать кнопку Опубликовать, чтобы материал можно было загрузить на корпоративный учебный портал, сайт и социальные сети. Подробнее о публикации в этом уроке:
Как часто нужно обновлять welcome-тренинг
Чтобы welcome-курс не состарился, обязательно сохраните на компьютере исходную версию PowerPoint-презентации.
К примеру, в MW-LIGHT курс на русском языке выпустили летом 2017 году. Через месяц потребовался такой же материал на немецком для сотрудников в Германии. Если бы я удалила исходную презентацию, пришлось бы начинать все сначала. А так достаточно было перевести русские тексты на немецкий язык.
При любом изменении в политике компании, списке основных клиентов или контрагентах вы сможете обновлять и дополнять материал, чтобы он оставался актуальным и полезен для новых сотрудников.
Встретить по уму, или Welcome-тренинг
Когда менеджер по персоналу Алена Н., после посещения очередного эйчаровского семинара вдохновенно сообщила, что компании не хватает мероприятия, которое способствовало бы адаптации сотрудников, она столкнулась с искренним недоумением руководителя и начальников отделов. «Зачем это нужно, ведь мы и так нормально встречаем новичков», «это для крупных компаний, с большой «текучкой», а у нас раз в два месяца кто-то приходит», «вот только этого нам не хватало» — раздался в ответ недовольный ропот.
Однако, не желая подрезать на корню инновационные идеи инициативного менеджера, руководство согласилось на эксперимент. С условием, что это нововведение не потребует от них материальных и временных затрат. Через неделю план welcome-мероприятий был разработан, а еще несколько месяцев спустя «протестирован» на нескольких новичках. По их мнению, а также по мнению присоединившихся к «экскурсии» любопытствующих старожилов, выбранный формат мероприятия оказался весьма удачным.
«Разумеется, пока мы не можем отследить долгосрочные результаты. Но предварительный анализ свидетельствует о том, что новички действительно быстрее влились в коллектив и более эффективно адаптировались. Определить это удалось благодаря тому, что уже несколько лет, по истечении месяца работы в компании, новые сотрудники заполняли анкету, в которой они указывали, с какими сложностями им пришлось столкнуться в процессе адаптации, какой информации им не хватало. Те, кто участвовал в welcome-тренинге, отметили меньше таких «белых пятен», — поведала Алена Н.
Между скукой и бесполезностью
Разумеется, на предприятиях, где количество сотрудников не превышает нескольких сотен, проводить двух-трехдневные welcome-тренинги, как это делают иногда в крупных компаниях, нецелесообразно. С другой стороны, сводить все к сбивчивому рассказу кого-либо из непосредственных начальников или коллег, который, похлопав новичка по плечу, советует ему «осмотреться» и «самому во всем разобраться» — тоже не лучший вариант. Именно поэтому лучше проводить знакомство с компанией по определенному плану.
При разработке welcome-тренинга эксперты советуют руководствоваться такими принципами, как практичность предоставляемой информации, ее полезность и применимость. Иногда для рядового сотрудника может быть важнее вовремя узнать, где можно пообедать, а не какой-то факт из биографии заокеанского президента компании, которого он вряд ли когда-нибудь увидит. Человек должен почувствовать, что ему оказан радушный прием. И из этого нужно исходить, разрабатывая структуру тренинга.
Также следует избегать двух крайностей: с одной стороны — излишней формальности, напыщенности и помпезности, с другой — фамильярности. Впрочем, первая крайность встречается значительно чаще. Никак не способствует представлению о радушном приеме и появившаяся в последнее время тенденция тестировать сотрудников на предмет усвоения ими информации с тренинга.
«На семинарах, посвященных разработке welcome-тренинга, мне часто задавали подобные вопросы — «как проверить, что новички усвоили информацию», «а как провести тестирование по результатам тренинга». Меня всегда удивляло такое рвение, и я просила ответить на вопрос, «зачем?». В ответ обычно раздавалось нечто нечленораздельное в стиле «ну как же, ну ведь они должны знать»… Разумеется, такой школярский подход полностью дискредитирует саму идею тренинга, который должен подчеркнуть, что в компании рады новому сотруднику», — поделилась Лия Фафолтова, бизнес-тренер (Москва).
Штучный продукт
Чтобы избежать формализма, наполнение каждого информационного блока, которые традиционно включает в себя welcome-тренинг, должно быть тщательно продумано.
Так, представители компании-работодателя совершают ошибку, когда включают в блок, который должен содержать информацию о компании, презентации, разработанные для клиентов. Ведь таким образом сотруднику демонстрируется, что с ним готовы делиться лишь внешней, «причесанной» и «приглаженной» стороной жизни компании. К тому же такие презентации, очень редко радуют действительно креативным подходом. Так же важно не «перегрузить» новичка излишней информацией. Ведь нередко компании грешат тем, что на сотрудника выливается огромный поток сведений об истории компании, легенды об учредителях, их приветственные речи и прочие атрибуты нудных и мучительных «обязаловок».
Следует учитывать и объем информации в блоке, знакомящем с продукцией либо услугами компании.
Рассказывая о корпоративной культуре и политике в сфере персонала, не стоит упоенно цитировать слоганы с корпоративного сайта или вдаваться в те подробности карьерного роста топ-менеджеров, которые вряд ли могут когда-нибудь пригодиться рядовому бухгалтеру.
В то же время наиболее ценной и важной для новичка информацией является представление о правилах трудового распорядка и взаимодействия внутри компании, нюансах работы с основными информационно-коммуникативными системами.
Организационные моменты
Считается, что welcome-тренинг должен проводить человек, который хорошо знает организацию и лоялен к ней. Это позволяет не только ответить на возникающие вопросы, но и лучше передать корпоративный дух компании.
В крупных компаниях welcome-тренинги проводятся обычно раз в месяц, а в небольших — по необходимости, иногда — персонально для каждого сотрудника.
Чаще всего эту функцию берет на себя менеджер по персоналу. Однако более действенным вариантом становится предоставленная сотруднику возможность задать вопросы уже после того, как он ознакомится с информацией, подготовленной специально для новых работников. «Такой подход дает возможность уточнить некоторые моменты. Тогда сотрудники чувствуют, что компания заинтересована помочь им включиться в общие процессы максимально быстро. И важно, что отработанная процедура welcome-тренинга позволяет сотрудникам отдела по поиску персонала взять на себя часть функций линейных руководителей. При этом адаптация новичков не пускается на самотек, потому что иногда бывает так, что непосредственный начальник может просто не иметь времени, чтобы рассказывать о базовых вещах. В свою очередь и сам новый сотрудник чувствует себя более самостоятельным, и это, конечно же, влияет на эффективность и производительность его работы.
С этим мнением согласны и другие наши эксперты, подтверждающие, что внимание, оказанное новичку, вознаградится сторицей, ведь именно в первые дни работы сотрудник больше всего нуждается в поддержке.
Как представить?
Для того чтобы представить нового сотрудника коллегам, эксперты советуют составить информационное письмо, которое включало бы:
Как создать welcome-тренинг для новых сотрудников?
«Встретить в первый рабочий день в офисе женщину — к удаче», «нельзя фотографироваться в первый рабочий день», «оставьте на работе личную вещь, чтобы точно вернуться». А какие приметы для первого рабочего дня знаете вы? Нам известна по крайней мере одна примета, которая сбывается на 100%. Если начать первые дни с welcome-тренинга, новый сотрудник проще вольётся в команду и быстрее приступит к работе.
Welcome-тренинг — это обряд посвящения, который помогает новичку быстрее стать частью команды. Каждая компания решает, что входит в это понятие. Часто в тренинг включают рассказ об истории, миссии и корпоративной культуре компании, о внутренних распорядках и должностных обязанностях, а также знакомство с коллегами.
Грамотно организованный welcome-тренинг — пример того, как компания за короткое время может сократить ввод в должность и повысить лояльность нового сотрудника. При этом тренинг может принимать любые формы. Одни организуют онлайн-квесты, другие — снимают фильмы о компании. Главное, чтобы это мероприятие не было простой формальностью и соответствовало ценностям компании.
Welcome-тренинг — лучший способ начать адаптацию новичка в компании
Зачем проводят welcome-тренинги?
Welcome-тренинг — не то же самое, что инструктаж или краткий рассказ об обязанностях нового сотрудника. В идеале он должен стать одним из самых ярких впечатлений в первый рабочий день в компании. У тренинга есть две глобальные цели:
И если с организационными моментами сотрудник рано или поздно разберётся, то эмоциональная связь с новым местом работы вряд ли сложится сама по себе. Между тем, очень важно, чтобы человек с первых дней чувствовал себя частью команды. Чем больше он вовлечён, тем лучше работает, и тем лояльнее относится к решениям руководства. Как правило, это достигается за счёт одинаковых ценностей, дружелюбной атмосферы и осознания важности своей работы. Все эти моменты нужно включить в welcome-тренинг.
Виды и формы welcome-тренинга
Welcome-тренинги могут занимать довольно много времени HR-специалистов, руководителей и коллег. Особенно если в компанию регулярно приходят новые сотрудники. Чтобы минимизировать временные затраты, многие компании переносят тренинг в онлайн. Это не только помогает экономить время, но и выглядит более комфортным с точки зрения новичка. Ведь он может перемотать видео или пролистать презентацию, чтобы посмотреть важную информацию повторно.
Благодаря возможностям современных обучающих платформ онлайн-тренинг может принимать любые формы. Рассмотрим самые популярные из них.
Один из самых популярных способов поприветствовать новичка в компании — предложить ему презентацию с рассказом о компании. Её можно создать в программе PowerPoint и добавить в неё тексты, картинки, видео и аудио материалы. Презентация удобна тем, что её можно просматривать в собственном темпе. А разнообразие форматов не позволит заскучать во время знакомства с корпоративной культурой и списком должностных обязанностей.
Ту же самую информацию можно подать в формате игры. На её создание потребуется больше времени. Зато информация в таком виде усваивается быстрее и проще. Самый простой вариант — сделать тест с вопросами по презентации для новичков. Но при желании можно создать и полноценный квест с небольшими призами. Главное, чтобы развлекательный момент не перевешивал пользу, которую новый сотрудник извлечёт из welcome-тренинга.
Иногда структура или деятельность компании настолько сложна, что проще показать, чем рассказать. В этом случае можно снять видеотур для нового сотрудника. Это отличный вариант для знакомства с производством. Камера может проследовать от ресепшена до цехов, складов и офисов. Видеосъёмку нужно дополнить комментариями и сопроводительными материалами.
Сложные технологические процессы или схемы взаимодействия с клиентами можно показать в анимированном ролике. Такой формат позволяет вместить больше информации и облегчает процесс её запоминания. Минус тренинга-анимации в том, что её сложно сделать своими силами.
Курс — это набор контента, поделённый на блоки. Он может включать перечисленные выше форматы или состоять только из текстов, или только из видео. Этот способ позволяет включить максимум информации и удобно её структурировать.
Онлайн-тренинги можно дополнить приветствием в офлайн. Как правило, оно включает знакомство с руководителем и частью коллег и может проходить в формате обеда или кофе-брейка.
Важно с первых дней помочь сотруднику выстроить коммуникации с коллегами
Как провести welcome-тренинг для новых сотрудников?
Главное правило первого дня — не пытаться вывалить на нового сотрудника всю полезную информацию, которая есть у компании. Большинство людей испытывает стресс в первый рабочий день. Это значит, что их способность к восприятию и запоминанию информации снижается. Тренинг welcome должен стать для сотрудников приятным моментом дня, а не дополнительным источником беспокойства.
Важно помнить, что задача тренинга — не только информировать, но и вдохновить и мотивировать сотрудника. Можно рассказать истории людей, которые добились успеха в компании. Или обрисовать перспективы, рассказав о том, какие бонусы есть в компании и какие условия нужно выполнить для повышения.
Даже самый продуманный welcome-тренинг со временем может устареть. Например, в политике компании могут произойти изменения, появятся новые клиенты и партнёры и т.д. Поэтому работа над созданием тренинга никогда не заканчивается. Важно регулярно проверять материал на актуальность и при необходимости обновлять его.
Семь welcome-приемов для адаптации новичка
Сложности в период адаптации на новом месте испытывает каждый новичок. Как сформировать эффективную команду и снизить риски потери ценных кадров? Как уменьшить текучку и создать хорошие условия для «вливания» в коллектив?
В процессе адаптации нового сотрудника помимо таких объективных факторов, как новая корпоративная культура, условия работы, мотивация, регламенты новой организации, существуют и субъективные. Это психологические аспекты взаимодействия с новым коллективом, взаимоотношения нового человека со «старожилами». Не всегда этот процесс проходит гладко.
Настороженность сложившегося коллектива к новому человеку присутствует в большинстве случаев и ее можно даже назвать стандартной реакцией на нового человека. И роль HR-а в налаживании эффективного взаимодействия новых и уже работающих сотрудников, создание положительно фона в коллективе выходит на первый план.
Вхождение новичка в должность сопряжено как с профессиональными, так и с психологическими сложностями:
В зависимости от гибкости и коммуникабельности, принятие в коллектив может быть довольно быстрым или очень медленным. Но процесс «притирки» все равно будет иметь место. С точки зрения взаимоотношений с руководством, новичок не в полной мере может знать об ожиданиях начальника, требованиях к качеству выполнения работ, профессиональном уровне. Все это вместе формирует в той или иной степени стрессовую ситуацию для сложившегося коллектива и для нового человека, что может быть причиной напряженности всех сторон.
Существуют и положительные моменты — ситуаций, когда новый человек предоставлен сам себе, становится все меньше. Руководство компаний и менеджеры по работе с персоналом понимают, что успешность адаптации нового сотрудника в компании напрямую влияет на показатель текучести кадров, сохранность кадрового резерва и минимизацию усилий по поиску новых сотрудников взамен не подошедших или ушедших после испытательного срока. Все это входит в понятие «адаптация сотрудника в компании», которая имеет очень большое значение для формирования успешной команды.
Система адаптации предлагает множество инструментов для того, чтобы вхождение нового сотрудника в сложившийся коллектив, в должность, проходило максимально эффективно, гладко и быстро. Лучшие методы — те, которые предполагают выстраивание системы эффективного взаимодействия новых и старых сотрудников с самого начала. Главная роль в создании такой системы возлагается на HR-службу.
Прием № 1 — должностная инструкция
Ознакомиться с требованиями к должности также помогают подробные должностные инструкции, где четко закреплены основные задачи, функции и обязанности сотрудника. Должностная инструкция — далеко не формальность. Изучение ее помогает новичку эффективнее и быстрее адаптироваться в должности.
Прием № 2 — обучение
Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение, цель которого — дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.
Обучение может проходить в форме тренингов, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель — помочь при социальной адаптации.
Прием № 3 — опросы
Регулярные специальные опросы в период испытательного срока, которые могут проводиться как в анонимной форме, так и в открытой, помогают определить уровень удовлетворенности нового сотрудника, выявить его ожидания, проблемы и дать ему обратную связь.
Опрос позволяет понять удовлетворенность множеством факторов на новом рабочем месте:
Опрос позволяет выявить области, которые могут быть самим сотрудником не осознаваемы. Роль HR в этом случае — объяснить новичку непонятные моменты, дать ответы на вопросы, подсказать, как лучше действовать в той или иной ситуации, и обратить внимание на возможности, которые предлагает ему компания.
Прием № 4 — наблюдение со стороны
Наблюдение со стороны HR за поведением сотрудников помогает выявить возможные проблемы коммуникаций в коллективе. Обращать внимание стоит на то, общается ли новичок с другими коллегами или держится в стороне, как строится его взаимодействие с непосредственным руководителем, нет ли напряженности в их общении. В случае подозрения о сложностях, с новичком следует провести беседу, чтобы такую проблему выявить в самом начале и урегулировать.
Прием № 5 — вовлечение в корпоративную жизнь
Систему корпоративных мероприятий стоит построить так, чтобы у сотрудников были возможности активно проводить время и общаться вне рабочего процесса, что создает среду, в которой отношения в коллективе налаживаются намного быстрее. В такой ситуации намного легче влиться в сложившийся коллектив.
Так, у нас в компании помимо регулярных мероприятий, принять участие в которых могут все сотрудники, действует система клубов по интересам, таких как: футбол, волейбол, бадминтон, киноклуб, танцы и многих других. Лидеры клубов направляют приглашения новым сотрудникам на мероприятия клубов с первых дней их работы. Личные коммуникации в неформальной обстановке налаживаются намного легче, и помогают почувствовать себя частью нового коллектива значительно быстрее. А старые сотрудники могут наладить коммуникацию с новым, даже если по роду своей деятельности они редко пересекаются по рабочим вопросам.
Прием № 6 — институт наставничества
Пожалуй, наиболее эффективный инструмент, который можно использовать для налаживания плодотворного сотрудничества между новыми и давно работающими сотрудниками. Наставничество не менее сложно, чем система KPI с точки зрения внедрения. Но позволяет добиться высоких результатов как никакой другой.
В рамках наставничества у новичка в коллективе появляется некий старший товарищ, который непосредственно знакомит его с правилами и нормами компании, разъясняя все нюансы и аспекты, помогает решать профессиональные, организационные и другие, возникающие в процессе деятельности, вопросы. Все это вместе помогает новому человеку не только существенно быстрее адаптироваться, но и минимизирует ошибки при выполнении работы.
Функция наставника — передать необходимые для работы в компании профессиональные навыки и умения, научить выполнять новичка работу так, как требуется на его должности. Это делегирование профессиональной компетенции, которое проводится в два этапа. На первом это обучение и совместное выполнение работы, по принципу «делай как я». На втором — самостоятельное выполнение работы новым сотрудником, проверка ее наставником и совместная работа над ошибками. Второй этап повторяется до тех пор, пока новичок в полной мере не овладеет навыком, после чего он может работать самостоятельно.
Оценка полученных от наставника знаний может проводиться с помощью теста, цель которого — выявить уровень овладения профессиональными технологиями и определить зоны, которые необходимо проработать дополнительно.
Наставничество, как правило, подкрепляется материальными и нематериальными стимулами. К материальным факторам относится надбавка за выполнение функция наставника либо процент от заработной платы. С точки зрения нематериальной мотивации — наставничество может выступать одним из условий должностного продвижения, т. е. способствовать карьере.
Так, например, у нас проводится ежегодная аттестация штата. И принятие сотрудником на себя функции наставника способствует развитию таких компетенций, как: «Развитие других сотрудников коллектива», «Лидерство». Высокая оценка этих компетенций влияет на итоговый балл аттестации. Его величина служит основанием для изменения заработной платы и/или повышения в должности.
Прием № 7 — обратная связь от руководителя
Этот этап адаптации имеет смысл проводить ближе к концу испытательного срока, когда уже становятся известны предварительные результаты деятельности сотрудника на новом рабочем месте.
Результативность профессиональной деятельности сотрудников наиболее объективно отражает система KPI, при которой у каждого члена коллектива существуют свои собственные показатели эффективности. Наиболее объективную комплексную оценку качеств сотрудника можно получить, основываясь на конкретных компетенциях, принятых в компании, и характерных для должности.
В компании это оценка методом «360 градусов», которую дают коллеге сотрудники и руководители разных отделов. Основываясь на ее результатах, результатах профессионального теста, значениях KPI, данных опроса, сотруднику предоставляется обратная связь от непосредственного руководителя. В ходе нее фиксируются сильные, согласно компетенциям, стороны новичка и определяются зоны дальнейшего роста.
Определить, качественно ли проводится адаптация или нет, поможет статистика увольнений по итогам испытательного срока, в том числе, по причинам ухода, которые они указывают при финальном анкетировании.
Резюмируя, можно сказать, что ситуация с налаживанием успешного взаимодействия между старожилами и новичками во многом зависит от культуры, традиций, сформированных в коллективе. На эти факторы можно и нужно влиять на уровне руководства, внедряя корпоративные стандарты, задавая такие правила в коллективе, когда уже с первых дней устанавливается эффективное взаимодействие между старыми и новыми сотрудниками на основе корпоративных стандартов.